En entornos colaborativos grandes, mantener el orden y la coherencia en la forma en que los usuarios crean y administran canales en Microsoft Teams puede convertirse en un verdadero desafío. Aquí es donde entran en juego las Directivas de Canales (Channel Policies), una funcionalidad que permite a los administradores controlar y estandarizar el uso de los canales dentro de los equipos de la organización.
En este artículo revisaremos qué son, qué opciones ofrecen y cómo configurarlas de manera práctica.
¿Qué son las Directivas de Canales?
Las Directivas de Canales son reglas de configuración que los administradores de Microsoft Teams pueden aplicar a usuarios o grupos, con el objetivo de regular la creación y administración de canales privados y canales compartidos.
Esto resulta clave en escenarios donde se necesita equilibrar la flexibilidad de los usuarios para colaborar, con el control organizativo necesario para resguardar seguridad, cumplimiento y gobernanza. Por defecto, Microsoft Teams viene con una configuración global que aplica para toda la organización. Desde el centro de administración de Microsoft Teams podremos controlar las configuraciones que les estoy comentando.
Tipos de Canales en Microsoft Teams
Antes de profundizar en las directivas, vale recordar los tipos de canales disponibles:
- Canales estándar: visibles para todos los miembros del equipo.
- Canales privados: restringidos a un subconjunto de miembros del equipo.
- Canales compartidos: permiten invitar a usuarios externos o internos sin necesidad de agregarlos a todo el equipo.
Las directivas se aplican sobre los dos últimos (privados y compartidos), ya que implican mayores riesgos y requieren control.
Opciones de configuración en las Directivas
Al crear o editar una Directiva de Canales en el Centro de Administración de Teams, el administrador puede definir lo siguiente:
- Permitir o no la creación de canales privados
- Activa o bloquea la posibilidad de que un usuario cree canales privados.
- Útil para limitar la proliferación de espacios que pueden fragmentar la información.
- Permitir o no la creación de canales compartidos
- Controla si los usuarios pueden crear canales compartidos.
- Es una medida de seguridad importante en organizaciones que no desean exponer información hacia otros tenants.
- Permitir compartir canales con personas externas
- Posibilidad de habilitar que un canal compartido incluya usuarios de otros tenants de Microsoft 365.
- Se recomienda evaluar este punto con el área de seguridad y cumplimiento antes de habilitarlo.
- Asignación de directivas
- Pueden aplicarse a usuarios específicos, a grupos o establecerse como configuración global.
- Esto permite escenarios mixtos: por ejemplo, un área de proyectos con libertad de crear canales compartidos, pero un área administrativa con la función bloqueada.
En la siguiente imagen vemos las configuraciones globales establecidas por defecto, las cuales podemos cambiar a gusto. Adicionalmente a configuraciones de Canales, tenemos una opcion para establecer si queremos descubrir equipos privados.
Respecto de la configuración especifica para usuarios o grupos, podemos crear una directiva especial para un área o grupo de personas o bien para un usuario, según la dinámica que la empresa necesita.
Como podemos ver, debemos establecer un nombre a la directiva (1), una descripción (2), los parámetros propios que queremos definir (3) y por ultimo definir a quien se aplicará dicha directiva. (4 y 5)
Mejores prácticas para aplicar Directivas de Canales
- Definir un modelo de gobernanza: no habilitar indiscriminadamente canales privados/compartidos sin una política clara.
- Aplicar directivas personalizadas por rol: dar más flexibilidad a equipos de colaboración externos y restringir áreas críticas.
- Monitorear el uso: revisar periódicamente qué canales se están creando y cómo se están utilizando.
- Capacitar a los usuarios: explicar las diferencias entre tipos de canales y las razones de las restricciones.
Conclusión
Las Directivas de Canales en Microsoft Teams son una herramienta esencial para que los administradores mantengan un equilibrio entre colaboración abierta y seguridad organizacional. Implementarlas correctamente evita la creación descontrolada de canales y asegura que la información sensible esté siempre bajo control.
Si tu organización busca mejorar su estrategia de gobernanza en Teams, comenzar por revisar y aplicar estas directivas es un paso clave.
Espero que les haya sido de utilidad.
Saludos.
Alejandro.
